Depuis des décennies déjà, Microsoft fait partie des incontournables dans le domaine de l’informatique. Grâce à Microsoft Office, la saisie des données, le traitement des tableurs ainsi que la réalisation des présentations sous PowerPoint sont devenus plus simples et surtout plus pratiques. Il est presque impossible de voir des ordinateurs qui ne sont pas équipés des applications de la suite Office. Entreprises et particuliers s’en servent au quotidien pour réaliser une multitude de tâches. 

Microsoft 365 est le nom donné à la toute dernière suite d’applications de Microsoft Office et les services cloud intégrés. À la différence des licences traditionnelles qui s’installent sur un seul ordinateur à la fois et pour une durée indéterminée, Microsoft 365 offre des services en ligne. Ils se composent de la suite Office traditionnelle (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access et Publisher) ainsi que d’un ensemble d’outils de stockage et de messagerie en ligne à l’instar de OneDrive, SharePoint Online, Exchange Online, Teams et Yammer. 

Alors que la suite Office classique permet de travailler en mode déconnecté, les services en ligne s’utilisent depuis un navigateur web. De plus en plus d’entreprises connectent leurs réseaux à Microsoft 365 afin que tous les postes de travail puissent en profiter. Grâce à cette innovation, plus besoin d’installer toutes les applications indispensables à votre activité. À l’évidence, les solutions dites de Cloud Computing offrent de nombreux avantages. Mais sont-elles toujours les plus efficaces ? Les logiciels On-promise offrent également une multitude de possibilités. Cet article fait la comparaison entre ces deux options en présentant les avantages et les inconvénients de chacune d’entre elles dans le but de vous permettre de choisir l’option optimale pour votre organisation, ou usage personnel.

Microsoft 365 : Version On-premise

Depuis plusieurs décennies, les utilisateurs sont habitués aux logiciels intégrés à leurs systèmes informatiques. Acheter un logiciel, l’installer et l’utiliser ensuite pendant des années était, jusqu’à quelques années, une démarche naturelle, et la seule option! Microsoft 365 on premise offre l’avantage d’être définitive et l’utilisateur est considéré comme propriétaire du logiciel pour une durée indéterminée. Cependant, des mises à jour sont requises. Comme vous pouvez le constater, avec ce type de logiciel, le principe est simple:

• Les coûts sont ponctuels, ce qui est un véritable atout. De plus, les données sont stockées chez vous (est-ce vraiment un avantage dans les temps qui courent?). Toutes les données sont conservées ce qui vous offre un contrôle total. Mais est-ce que cela en vaut véritablement la peine compte tenu du fait qu’en entreprise particulièrement, ces logiciels fonctionnent sous licence ? Autrement dit, les applications ne peuvent être déployées que sur un nombre limité d’ordinateurs. En l’occurrence, il faudrait acheter une licence pour chaque poste de travail ou alors pour chaque employé. L’option de forfait est également possible et permet d’acheter plusieurs licences. Bien que pratique, la solution On-permise finit toujours par coûter cher. 
• Microsoft 365 on premise nécessite des mises à jour permanentes. Le rôle de ces dernières est d’améliorer les fonctions du programme, combler les lacunes de sécurité et aussi assurer une bonne stabilité au logiciel. Si les mises à jour doivent être effectuées sur un seul ordinateur, cela semble facile. Mais dans une entreprise qui comporte des dizaines de postes de travail des centaines, ou des milliers), cette tâche devient très vite fastidieuse, chronophage et contraignante. 

Microsoft 365 : Version Cloud 

Alternativement à la solution On-permise, Microsoft 365 dans le cloud est une option que vous devez sérieusement envisager, surtout si vous recherchez plus de liberté et plus de maniabilité des applications. 

Plutôt que de faire un achat ponctuel d’un programme spécifique à installer sur son ordinateur, vous pouvez souscrire à un abonnement. Ici aussi, le principe de fonctionnement est très simple:

• Un fournisseur héberge le logiciel dans un centre de données et offre l’accès aux utilisateurs. Pas besoin d’installer une application, car tout ce dont vous avez besoin se trouve en ligne et vous pouvez y accéder partout où vous pouvez bénéficier d’un accès internet. Le programme ne dépend pas du PC ni de votre emplacement ce qui est très pratique et peut s’avérer être un atout indéniable dans certains cas!
• Avec la version cloud de Microsoft 365, vous n’avez pas à vous soucier des mises à jour!

Elles sont automatiquement installées sans que cela nécessite l’intervention des utilisateurs ou de profils spécialisés en IT chez vous.

Par ailleurs, la maintenance du logiciel est assurée par du personnel qualifié. 

L’un des plus gros avantages de cette solution c’est qu’elle vous évite toutes les contraintes liées à l’installation et la maintenance du programme. Pour garantir un fonctionnement optimal, assurez-vous de disposer du bon matériel et d’une bonne connexion internet.

• Parce qu’ils fonctionnent sous licence et que leur installation se fait moyennant un certain coût, Microsoft 365 On-permise demande un investissement considérable. Étant donné que les entreprises sont en perpétuelle évolution et que les besoins augmentent, il est fort possible que le programme acheté ne s’adapte pas aux besoins de votre structure. Le Cloud, de son côté, vous permet d’ajuster rapidement les ressources à vos besoins, sans devoir penser à la logistique opérationnelle : un simple update de votre pack!

Microsoft 365 cloud vs On premise: quelle solution choisir ?

En termes de fonctions et d’options, les logiciels sur Cloud ne sont pas différents des offres On-promise qui sont installées directement sur un ordinateur. Toutefois, il s’agit de deux alternatives qui présentent des différences considérables sur certains aspects notamment :

• Le coût : sur On-promise, le prix est unique, mais relativement élevé par licence. Le modèle d’abonnement génère des coûts réguliers (mensuels ou annuels), mais relativement faibles.
• L’acquisition du logiciel : Microsoft 365 dans le Cloud donne accès au programme via internet en tant que SaaS. Sur On-promise, le logiciel demande une installation sur son matériel propre.
• La protection des données : la solution On-promise n’assure pas la protection des données (cet aspect est à géré directement par l’utilisateur). Le cloud computing impose au fournisseur de veiller à ce que les tiers ne puissent pas accéder aux données personnelles des utilisateurs et assure automatiquement la sécurisation de la data. 
• Le Cloud vous décharge des mises à jour, de la sécurité, et de la nécessité de faire intervenir des ressources spécialisées
• Grâce au Cloud vous pouvez accéder à vos fichiers n’importe quand, de n’importe où : il vous met également à l’abri des incidents qui mettent en péril vos données (pannes de matériel, vols, capacité de stockage limitée …)

Pour l’équipe qui a rédigé cet article, le Cloud est LA solution actuelle à adopter, quelque soit votre taille. Et vous? Quel est votre avis sur la question ?