Compte tenu de son importance, le service informatique occupe une place prédominante au sein des entreprises. Il est devenu très rare de voir des structures dont le système d’information n’est pas informatisé. Avec le digital qui prend de plus en plus de place notamment dans la vie des entreprises, il est tout bonnement impossible de se passer du service informatique.

Le DSI est la personne en charge des services ou des systèmes informatiques au sein d’une entreprise. Son rôle consiste à gérer l’unité informatique de la structure. Dans le cadre de son travail, il doit également assurer la veille technologique. En d’autres termes, il doit rechercher des solutions innovantes pour lui simplifier la tâche et accroitre le rendement de son service.

Microsoft 365 Apps représente la nouvelle génération des services Office. Il s’agit d’une solution cloud sur mesure qui s’adapte sans sourciller aux besoins des entreprises. Elle regroupe en son sein une vaste panoplie de services adaptés au monde de l’entreprise. 

Comment Microsoft 365 est venu simplifier la vie des DSI ? Quels sont les avantages qu’il offre ? On vous dit tout dans cet article. Mais avant, il convient de rappeler quelles sont les fonctionnalités et les services offerts par cette solution.

Les fonctions principales du DSI

Le Directeur des Services informatiques ou Directeur des Systèmes Informatiques a pour mission principale d’élaborer et de mettre en place la politique informatique de l’entreprise. Il tient compte pour cela de la stratégie générale ainsi que des objectifs de performance de ladite entreprise. Du fait de ses fonctions, il doit œuvrer pour assurer la continuité du service informatique fourni aux utilisateurs. Anticiper les éventuels changements ainsi que leurs impacts sur le système d’information fait également partie des fonctions principales du DSI.

Dans le cadre de l’élaboration de la politique et de la stratégie informatique de l’entreprise qui l’emploie, le DSI se charge entre autres de :

• Tabler sur les orientations stratégiques en rapport avec les télécommunications et l’informatique en général, avec la direction générale de l’entreprise et les membres du comité de direction ;
• Définir clairement la politique relative à la sécurité informatique de la structure ;
• Recenser tous les besoins exprimés par les autres services de l’entreprise ;
• Évaluer le budget à allouer à ces investissements informatiques, conformément aux besoins des utilisateurs et en tenant compte de l’efficacité recherchée ;
• Assurer la veille technologique sur les évolutions enregistrées dans le secteur de l’informatique ;
• Mettre sur pied un système d’information efficace pour gérer le flux d’information généré au sein de l’entreprise ;
•  Veiller à ce que la stratégie adoptée soit en adéquation avec les besoins  des clients (internes et externes).

Outre cette mission d’élaboration de la stratégie informatique de l’entreprise, le DSI est également en charge de la mise en place de la politique relative à la gestion du système d’information. Il s’occupe également de la définition et de suivi des budgets de la direction dont il a la charge. Organiser et gérer la DSI fait partie des fonctions principales du Directeur des Systèmes d’Information. 

En fonction de la taille de l’entreprise et de l’importance des systèmes informatiques dont il a la charge, les responsabilités et les missions du DSI peuvent varier. Mais dans un cadre général, il s’occupe de tout ce qui est en rapport avec la mise en place, l’organisation et la gestion des SI de l’entreprise.

Comment Microsoft 365 simplifie la vie des DSI ?

Depuis le 21 avril 2020, Office 365 ProPlus et Office 365 Business ont fusionné et changé de nom pour devenir la suite Microsoft 365. La promesse de l’éditeur est de permettre aux utilisateurs d’accéder à toutes leurs applications en ligne tout en profitant de certains avantages dont les DSI sont les premiers à bénéficier.

À quoi sert Microsoft 365 ?

Solution favorisant le partage et l’accès aux données depuis tous vos appareils (smartphones, tablettes, ordinateurs, etc.) et depuis n’importe quel emplacement, Microsoft 365 représente la branche cloud computing de Microsoft. À la différence des solutions On-permise, elle est plus pratique et surtout plus facile à mettre en place. Elle ne pose aucune contrainte à l’utilisateur et est accessible à un prix relativement bas.

Microsoft 365 donne accès à un service de messagerie intégrée et possède un système de protection contre certaines menaces. Elle regroupe en son sein de nombreux services hébergés notamment :

• Un accès via internet à la suite Office classique à savoir Microsoft Word, Excel et PowerPoint entre autres ;
• Un accès cloud au service de messagerie adapté aux entreprises à l’instar d’Outlook et Microsoft Exchange;
• Un accès cloud à une assistance téléphonique ainsi que d’autres services et outils d’utilité collaborative.

Microsoft 365 est une solution pensée pour les entreprises d’aujourd’hui et de demain. Elle facilite considérablement la vie des DSI en leur apportant une assistance dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes, et si vous êtes un DSI, voici comment vous pouvez, vous aussi, en tirer profit: 

1. Une gestion simplifiée des e-mails

En entreprise, les e-mails représentent le principal moyen de communication. En moyenne, un collaborateur envoie 40 e -mails et en reçoit plus de 120 tous les jours. Microsoft 365 met à disposition un système de messagerie qui facilite la gestion de certaines tâches répétitives. En offrant la possibilité au DSI de gérer plus facilement ses e-mails, Microsoft 365 permet à ce dernier d’optimiser son temps de travail. À travers une interface fluide et un affichage simple, clair et optimisé de son courrier, le DSI peut gérer plus facilement cette partie de son travail. L’outil permet, en tout temps et en tout lieu de :

• Configurer les comptes e-mails des collaborateurs et employés de l’entreprise ;
• Restaurer les adresses e-mails qui ont été supprimées ;
• Créer des scripts personnalisés pour rendre les e-mails plus reconnaissables à travers l’intégration du nom de domaine du site web de l’entreprise ou l’ajout de certaines images.

En plus de faciliter la gestion des e-mails, la nouvelle suite logicielle de Microsoft permet aux DSI de bénéficier d’une protection contre les programmes malveillants qui peuvent infiltrer le système informatique de l’entreprise à travers les courriers électroniques échangés. Elle intègre un filtre antispam évolué qui protège les DSI de l’ensemble des menaces qui planent sur les mails. 

Grâce à cette gestion simplifiée des courriers électroniques, les Directeurs des Services Informatiques sont en mesure de déléguer certaines tâches répétitives et chronophages aux programmes de la suite Microsoft 365.

La sécurité des mails étant assurée, Microsoft 365 permet la synchronisation en temps réel des mails, des calendriers et d’autres informations entre les différents postes de travail utilisés par le DSI. Les informations sont mises à jour de manière automatique indépendamment de l’appareil utilisé par le DSI. Grâce à la suite Office 365, ce dernier est en mesure de programmer les envois des mails et supprimer le contenu de la messagerie en cas de perte de l’appareil.

Toujours dans le cadre de la gestion de la messagerie, Microsoft 365 prend en charge des tailles considérables, permettant d’échanger des messages dont la taille peut atteindre les 150 Mo. En plus, il met à disposition du DSI un espace de stockage en ligne allant jusqu’à 100 Go. Avec cette fonctionnalité, la conservation des e-mails et fichiers échangés est simple et surtout sécurisée.

4. Simplicité dans la gestion des systèmes informatiques de l’entreprise

La transformation digitale est en cours dans la plupart des entreprises. Transition vers un monde plus numérisé et plus informatisé, cette transformation entraine la facilitation de la vie des DSI, et ce de plusieurs manières possibles. Dans le cadre de la gestion du système informatique d’une entreprise, la suite Microsoft 365 peut s’avérer d’une grande utilité. Un abonnement mensuel ou annuel vous permet en tant que DSI de bénéficier d’un environnement de travail plus homogène, une meilleure sécurité des données de bout en bout et des mises à jour simplifiées et régulières. 

Inutile d’entrer dans les détails pour comprendre que cette harmonisation allègera certainement la vie des DSI.